En qué consiste el proceso de destrucción de archivos

En qué consiste el proceso de destrucción de archivos

Claves y pasos fundamentales a la hora de seguir un proceso de Destrucción Documental legal en cualquier empresa.

En cualquier empresa se acumula documentación. A veces pueden ser documentos con datos de lo más superfluos pero, en otras ocasiones, pueden ser documentos con información sensible y confidencial que deben tratarse con cuidado. Cuando hay que proceder con la destrucción de documentos, esto último hace que haya que proceder con cautela.

Porque la ley de protección de datos cada vez es más exigente y, tanto a nivel legal como a nivel empresarial, la eliminación de documentos confidenciales debe seguir unos pasos concretos y seguir unos requisitos claros. De lo contrario, se podría derivar en problemas legales que podrían incluso poner en jaque a un negocio.

Afortunadamente, existen empresas como allsafedocuments.es, empresa dedicada a la destrucción de documentos que abarca desde la recogida de papel confidencial hasta su posterior tratamiento y destrucción. Todo siguiendo a rajatabla las exigencias legales actuales, garantizando la máxima privacidad de la empresa y evitando cualquier posible filtración de datos.

¿Cómo debe hacerse una destrucción de archivos legal y fiable?

Si el proceso de destrucción de papel se planea ser ejecutado sin recurrir a terceros, obviamente hay que saber qué pasos se deben seguir y cómo llevarlos a cabo. Para ello, el procedimiento se divide en tres puntos principales que vamos a detallar a continuación:

Revisión de documentos

Se deben revisar los documentos y el contenido que hay en ellos, prestando especial atención a las fechas y posible utilidad que puedan tener actualmente. Después, hay que comprobar los ciclos de vida útil para valorar si ha vencido o no y proceder con el examen de los valores primario y secundario de cada documento.

Si son archivos procedentes de entidades públicas, hay que tener mucho cuidado con las fechas de retención para ver si han sido ya vencidas o no. Además de eso, hay que tener muy en cuenta que hay documentos que, aunque hayan superado ya su tiempo de retención, pueden ser necesarios para la empresa por los datos que albergan. En determinadas circunstancias, esto hace que algunos deban conservarse de forma indefinida.

Depuración de documentos

La depuración de documentos procede del punto anterior. Una vez comprobado el valor primario, es decir, la procedencia del documento y sus tiempos de retención; y su valor secundario, la utilidad que pueda seguir teniendo o no para la empresa, se ha de separar la documentación que puede eliminarse y la que todavía no.

Destrucción de documentos

Tras todo lo anterior, llega el punto clave. Antes de eliminar todo documento se debe digitalizar en una base de datos para que esté disponible en caso de ser necesario en el futuro. Para la eliminación se deben usar máquinas especiales que garanticen que la información no pueda ser visible una vez los documentos se hayan destruido.

Con esto, termina todo el proceso. Son tres pasos sencillos, pero esenciales para cualquier proceso de gestión documental habitual en un negocio. Son los tres pilares sobre los que se sustenta cualquier empresa dedicada a este tipo de servicio, y conocerlos es importante para determinar cuáles ofrecen realmente un servicio de calidad y cuáles no.

Acerca del autor

Alberto Castro

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